Email Suport – ATDCall

În permanență apar noi canale de servicii, dar e-mailul rămâne o modalitate populară pentru clienți de a contacta companiile. E-mailul este un canal în creștere pentru mulți clienți de call center care se așteaptă la o interacțiune rapidă și de calitate.

Crearea și menținerea unor practici eficiente de gestionare a e-mailului este un obiectiv cheie pentru serviciul E-mail prin ATDCall care oferă e-mail-ul ca și canal de asistență.

Beneficiile e-mailului prin ATDCall

Există multe avantaje ale utilizării e-mailului ca canal de comunicare. Creșterea sa continuă se datorează mai multor factori, printre care:

✔ Ușurință în utilizare. E-mailul este disponibil 24/7 și nu necesită un răspuns imediat. Timpul pe care un client îl va aștepta pentru un răspuns variază. Unii clienți sunt dispuși să aștepte un răspuns și să nu fie nevoiți să dea un apel telefonic sau să aștepte în cozi lungi de chat.

✔ Ușurință de răspuns. Din perspectiva unui call center, e-mailul reduce volumul de apeluri pentru contactele neurgente sau imediate și creează un canal mai puțin costisitor, deoarece clienții nu necesită un răspuns imediat. Aceasta înseamnă că centrele de apeluri pot reduce numărul de personal în fiecare tură. Deoarece e-mailurile sunt ușor de răspuns, un centru de apeluri își poate îndeplini adesea așteptările privind acordul de nivel de servicii (SLA). Chatboții pot răspunde, de asemenea, la întrebări repetitive, cu volum mare și pot elimina nevoia de interacțiune umană.

✔ Trasabilitate. Notificările de primire cu răspuns automat cu obiective la nivel de serviciu pentru timpii de răspuns ajută la stabilirea și comunicarea așteptărilor clientului. E-mailul creează, de asemenea, o înregistrare a conversației la care organizația și clienții o pot referi. E-mailurile cu răspuns automat pot include instrucțiuni și link-uri către conținutul bazei de cunoștințe pe care clienții îl pot referi și utiliza pentru a rezolva ei înșiși problema.

Importanța serviciului E-mail prin ATDCall

Într-un sistem de gestionare a e-mailurilor, E-mail prin ATDCall este o persoană de contact documentată – ceea ce înseamnă că are sarcini atribuite ca parte a fluxului de lucru atribuit oricui din organizație. Deoarece e-mailul creează o înregistrare, E-mail prin ATDCall poate urmări un e-mail pe parcursul întregului său ciclu de viață, de la primire până la finalizare.

Un e-mail poate modela complet modul în care clientul tău simte despre tine. Deci, ce face E-mail prin ATDCall excelent pentru serviciul clienți?

✔ Mesajul este personal

A fi uman este cel mai important aspect al serviciului pentru clienți. Salutăm clientul așa cum ați face față în față, folosind numele lor: „Bună Simon”. Dacă în schimb deschideți cu „Stimate client” sau „Ref. 00415673”, cu greu îi puteți învinovăți pentru că cred că e-mailul este de la un robot.

✔ Utilizăm un ton conversațional

Utilizăm același ton conversațional în e-mailurile ca și în persoană. Clienții doresc conversații cu oameni reali, nu răspunsuri automate de la companii fără chip. Așadar, folosim același ton conversațional în e-mailurile ca și în persoană.

Începem prin a spune „Mulțumesc”

Dacă clientul dvs. pune o întrebare – îi mulțumim. Te-au anunțat că ceva nu a fost clar. Dacă au raportat o problemă – le mulțumim. Ei au evidențiat o problemă care afectează probabil și alți clienți. Chiar dacă s-au plâns de ceva – le mulțumim. Pentru că, pentru fiecare client care se plânge, alți 26 vor rămâne liniștiți și pur și simplu își vor duce solicitările în altă parte.